Las auditorías son un tema bastante “emocional” en la comunidad de compras, ya sea que están focalizadas en el mercado nacional o internacional. Desde la perspectiva de un proveedor, el comprador obtiene los beneficios de la auditoría y el proveedor es quien tiene que hacerse responsable del costo. Muy a menudo, una auditoría es vista como “una de esas cosas que uno tiene que hacer para sacarse un tema de encima”, un primer paso necesario para ser considerado por un comprador.

Este puede ser el caso de algunos programas de auditorías donde las mismas son realizadas de manera mecánica para controlar el cumplimiento. Pero una auditoría realizada por un auditor entrenado y experimentado con experiencia relevante en la industria debería ofrecer al proveedor algo más. Debería brindarle un valor agregado en forma de feedback, basado en un análisis profundo de evidencia y observación de la integridad de los sistemas y procesos del proveedor. Esto puede ser información de gran valor para al proveedor por varios motivos.

Una visión independiente de la integridad de los sistemas y procesos de una compañía puede resaltar las fallas en el proceso que podrían impactar en la percepción del comprador sobre el proveedor; aspectos de sus procesos de negocio que podrían ser visto por el comprador como potenciales portadores de riesgo y, en casos extremos, impactar en la compañía. Un par de ojos nuevos pueden detectar estos problemas que no se han detectado antes o que no han sido identificados por el proveedor como un punto de preocupación para compradores potenciales o incluso para aquellos compradores de largo plazo.

Como ejemplo, recientemente identifiqué un problema en un proveedor multinacional en su sistema de gestión de calidad. Tenían dos manuales, uno en chino y otro en inglés. Sin embargo, había tres diferentes revisiones entre ambos. La compañía estaba utilizando procesos de control desactualizados en su departamento de manufactura y la actualización de los manuales había resultado en problemas de calidad. En otra instancia, me encontré con un plan de negocio escrito en chino pero los gerentes responsables de su implementación hablaban únicamente inglés. Estas fallas se presentaron a los gerentes de las compañías involucradas, permitiéndoles hacer los cambios necesarios.

Otras observaciones han sido un problema en cuanto a la competencia de personal clave, especialmente en países en los que el entrenamiento y la evaluación no tienen mucha atención. También puede haber aspectos de los procesos de negocio que pueden impactar profundamente en la percepción del comprador en cuanto al riesgo asociado al proveedor. Por ejemplo, explotación infantil, inseguridad laboral o incapacidad de aseguramiento.

El proveedor debería ver en el proceso de auditoría una ayuda para atraer compradores más fuertes, aumentando el potencial de venta de productos y servicios a un rango de mercado más amplio, al remover inconsistencias y procesos rotos que pueden ser factores de riesgo. Es esencial que los programas utilizados para las auditorías sean específicos para el sector industrial que está siendo auditado.

Un auditor puede encontrar problemas en el negocio. Sin embargo no está ahí para indicarle al proveedor cómo hacer las cosas de manera correcta. El auditor puede hacer observaciones que son recomendaciones para mejorar los procesos pero estos puntos deben ser comunicados de tal manera que no sean vistos como una crítica sino como algo que, de ser aplicado, le añadirá valor al sistema y mejorará la percepción de los compradores. En vez de realizar una auditoría para encontrar errores, es esencial que los reportes incluyan aquellos aspectos en los que el proveedor está haciendo las cosas bien.

Tener un auditor entrenado y con experiencia para realizar las auditorías ayudará al proveedor a agregar valor a sus procesos. Es esencial que el auditor no se limite a procesar una serie de datos sino que entienda y capte la imagen global y pueda tratar y evaluar el riesgo corporativo. Además, deberá saber traducir y comunicar a la comunidad de compras, que puede no tener los conocimientos técnicos para entender la verdadera naturaleza de los descubrimientos.

Para compradores y proveedores, la noción completa de valor agregado de las auditorías deberá estar incluida en el entrenamiento, prácticas de trabajo y procesos de la organización auditora. Solo entonces el valor agregado será realmente tal.