Las 7 R de de las comunidades de compradores y proveedores

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Una visión divertida acerca de lo que cuenta en las comunidades de proveedores y compradores:

Toda compañía Responsable, trabajando con medioambientes cada vez más Regulados (todo parece ser cada vez más regulado) está justamente preocupada por su Reputación en mercados competitivos (ya que la reputación es un diferenciador importante cuando otras características parecen no distinguirnos).

Para asegurar la ventaja competitiva constante, las compañías dependen de proveedores Responsables con los que puedan establecer y mantener Relaciones que crezcan, al mismo tiempo que Reduzcan sus costos.
El tradicional enfoque para entender y administrar el Riesgo de los proveedores es el de establecer un equipo de compras que tengan como principal tarea evaluar y re-evaluar a los proveedores.

La Repetición que implica esto para compradores y proveedores es grande en costos y lleva demasiado tiempo. Especialmente para pequeños proveedores, lo que amenaza el crecimiento de nuestra base de proveedores y ahoga la innovación.

Las comunidades de compradores y proveedores generar información compartida que se combina y potencia con la experiencia de múltiples compradores de múltiples sectores del mercado en un único medioambiente en el que todos los proveedores son evaluados de igual manera, a fondo y apropiadamente. Estas comunidades proveen la posibilidad de establecer puntos de referencia para la evaluación de proveedores y a estos mismos les permite evaluar su competitividad y planear sus mejoras.

Mantener la basura fuera

Category : Compras y contrataciones generales

Uno de los principales desafíos para las organizaciones es el acceso a información certera sobre proveedores. La mayoría de los compradores confía fuertemente en sus sistemas ERP para acceder a la información necesaria y confiable. Sin embargo, este es un problema grande.

“Basura entra, basura sale” es una frase muy asociada a los sistemas ERP. De manera sencilla, si no tiene información de buena calidad, no tendrá acceso a información de buena calidad.

La información por sí misma no tiene significado. Puede ser adecuada o inadecuada. Pero la información agrega valor y debe ser adecuada, relevante y completa si queremos que sea útil. Por ejemplo, una compañía recientemente envió cartas a su base de proveedores informando algunos cambios en sus términos y condiciones. Más del 60% de las cartas fueron devueltas sin abrir, por dirección incorrecta. Me pregunto cuántas del 40% restante nunca llegaron a destinatario y ni siquiera fueron devueltas.

El valor real de un sistema ERP deriva de su aplicación con software de calidad para información de alta calidad. Si un sistema ERP opera sobre datos de baja calidad, el valor es disminuido.

Entonces, ¿cómo es que información de baja calidad estorba en los sistemas ERP? Y ¿cómo se obtiene información de alta calidad?

En la mayoría de los casos, la información pobre es atribuible a materiales caducados. La información puede haber sido correcta en algún momento pero, a menos que alguien lo actualice, rápidamente se vuelve obsoleta, tal vez debido a que los contactos se mueven, las oficinas se mudan o hay cambios en los productos y servicios ofrecidos. Una consideración importante es que la información de conformidad puede también caducar, exponiendo a la compañía a un riesgo mayor.

Comúnmente, la información es mantenida por empleados internos. Este enfoque genera grandes costos en cuanto a tiempo y energía y a menudo no se nota que la información no es correcta hasta que es muy tarde. Sin embargo, existe una opción.

Las mejores personas para mantener la información actualizada son los proveedores mismos. El problema es que el proveedor no puede acceder al sistema ERP del cliente.

Sin embargo, existe una manera para permitir que el proveedor accede y actualice su información, y es a través de un medioambiente compartido de comunidad. Una base de datos compartida por una comunidad puede ser ajustada a medida del sistema ERP del comprador y se pueden establecer medidas de seguridad, permitiendo que la información se actualice diariamente. La información clave puede incluir información de contacto, nombre del contacto, email, teléfonos e incluso información bancaria para facilitar pagos. Más importante aún, la información sobre el cumplimiento de regulaciones puede ser actualidad.

Desafortunadamente, muchas organizaciones ni siquiera son conscientes de que tienen un problema. Cuando fui Gerente de Compras de una gran compañía, pensaba que mi información de proveedores estaba bastante actualizada y que era correcta. Recién me di cuenta de que esto no era así cuando intenté realizar algunos análisis de gasto y estadísticas de proveedores. Contratamos a un consultor que revisara nuestras prácticas de compras para identificar oportunidades de mejora y descubrimos que nuestro sistema interno no era tan bueno como pensábamos y mucho menos podían considerarse buenas prácticas.

Aparte de la ineficiencia obvia de tener una base de datos mal mantenida, una de las consecuencias de tener información de proveedores inadecuada es que uno tiende a contratar siempre al mismo grupo de proveedores, sin importar si son competitivos o no.

Ordenar su propio hogar no es una actividad que se realice una vez cada tantos años. Es necesario un proceso que mantenga todo en orden siempre. Un modelo de comunidad es la forma más efectiva de lograr esto y asegurar que la basura siempre quede fuera.

Su eslabón más débil, ¿está aún más bajo en la cadena?

Category : Compras y contrataciones generales, Relación Comprador -Proveedor, Riesgo en la cadena de compras

Los métodos tradicionales de gestión de riesgo se han focalizado en priorizar la atención en los proveedores estratégicos: aquellos que proveen grandes volúmenes o aquellos de los cuales la compañía es comercial o tecnológicamente dependiente. Sin embargo, estos métodos tradicionales pueden fallar al tratar otras vulnerabilidades críticas a las que se expone la empresa, incluyendo el riesgo asociado a proveedores pequeños.

Esto requiere foco en varios aspectos del riesgo asociado a la cadena de compras, incluyendo: riesgo de reputación asociado a las actividades de los proveedores en lo social, medioambiente y consecuencias éticas; riesgos operacionales respecto a cuestiones de seguridad del producto, confianza en la entrega y costos; riesgo estratégico, incluido el colapso de un proveedor o la compra del proveedor por parte de la competencia; además, cambios no previsto en los productos y procesos tecnológicos. Hay tres problemas principales al encarar estos riesgos.

Primero, las compañías pueden ser complacientes y elegir ignorar los riesgos hasta que la crisis ocurre. Esto surge porque la vulnerabilidad de la compañía con respecto al riesgo en la cadena de compras es, normalmente, difícil de calibrar o visualizar y porque las empresas tienen un entendimiento limitado de la cadena de compras que existe detrás de lo que compra.

En segundo lugar, las compañías pueden adoptar un enfoque fragmentado para la relación con sus proveedores, lo que significa que la información relevante de cada proveedor no es administrada y coordinada de manera apropiada, y que diferentes partes de una misma empresa pueden lidiar con compras, logísticas y auditorías de cadena de compras. A pesar del histórico compromiso con la idea de “gestión estratégica de proveedores”, muchas compañías tienen dificultades para mantener un nivel alto de foco en sus problemas de compras.

En tercer lugar, muchas compañías no han desarrollado mecanismos que les provean la suficiente información para administrar efectivamente su base de proveedores, incluyendo los pequeños, y el resultado es un faltante en la información. Esto puede reforzar la visión de las actividades de compras como algo pasivo y burocrático.

Ejemplos recientes de una serie de sectores demostraron la importancia particular de los pequeños proveedores como fuente de riesgo. Hay varios aspectos relacionados con esto, entre ellos los siguientes dos: las consecuencias en la reputación por subcontrataciones ilegítimas y las implicancias del próximo UK Bribery Act. Para mitigar los riesgos, las compañías pueden beneficiarse significativamente incrementando la visibilidad de su cadena de compras y mejorar la trazabilidad de los productos que compran.

Sus opiniones y comentarios, en cuanto a si los pequeños proveedores pueden representar un riesgo significante para su negocio, son bienvenidos

Dr Steve New, University Lecturer in Operations Management, Saïd Business School, University of Oxford

¿Le gustaría que la legislación de compras europea fuera más simple y amigable con los negocios?

Category : Politicas Europeas en Compras y Contratación

La publicación de la European Commission’s Green Paper acerca de la modernización de las políticas de compras públicas brinda una oportunidad única en la década de influir en la forma en que las compras son controladas. Quisiera instarlo a hacer oír su voz.

La Comisión está intentando simplificar la legislación sobre compras y actualizarla como parte de un programa general de análisis de todos los problemas de mercado único que afectan a los estados miembros en el periodo previo a 2020, como parte de la estrategia europea de 2020.

La Comisión considera que las reglas debe simplificarse y actualizarse para mejorar el clima de negocios para la innovación y proveer apoyo a las pequeñas firmas, además de cumplir con el requisito, por parte de la Unión Europea, de mejorar la eficiencia de carbono, al mismo tiempo que garantizar el mejor uso de los fondos públicos y que el mercado europeo se mantenga abierto.

El Green Paper es parte de una serie de elementos que componen el proceso de revisión que, además, incluye un extenso grupo de reportes para informar que las políticas de la Comisión apuntan a una propuesta formal en 2012 para enmendar las directrices de compras del sector público y utilities. El proceso de producir nuevas directrices se supone que llevará al menos cinco años. Dado el tiempo que llevará a los países miembros introducir estas nuevas directrices en sus propias leyes nacionales, es poco probable que veamos cambios formales en la ley del Reino Unido antes del 2018, asumiendo que los procesos legislativos se muevan rápidamente. Sin embargo, la participación y la opinión de los involucrados en esta temprana etapa probablemente tendrá mucho más impacto que cuando el proceso legislativo comience formalmente.

El Green Paper busca comentar sobre una larga serie de sugerencias de mejoras en la legislación, muchas de las cuales provienen de la comunidad de proveedores, y el rango de problemas que cubre puede ser medido por el hecho de que son 55 páginas y busca respuesta a 114 preguntas que se plantean en el documento. La Comisión además aclara que busca nuevas ideas no mencionadas en el documento, en particular de aquellos involucrados en la comunidad de compras.

El documento además incluye una larga serie de sugerencias que buscan mejorar la flexibilidad del comprador. Estas incluyen reglas para los productos simples y con disponibilidad y mayor acceso a los procesos de negociación, los cuales muchos compradores consideran esencial para mejorar la relación precio/servicio. El informe también sugiere el uso de un listado de proveedores calificados, eliminando la necesidad de avisos individuales para cada contrato. Actualmente este sistema de calificación sólo es utilizado en el sector enérgico, transporte de agua y servicios postales.

En el documento también hacen eco de la modernización y la transparencia de la agenda del programa de eficiencia del Gabinete del Reino Unido, incluyendo la reducción de detalles del proceso de pre calificación para permitir a pequeñas firmas mayor acceso a oportunidades de contrato.

La Comisión cree que puede haber brindarse mayor discrecionalidad a los compradores para construir las políticas sociales y medioambientales dentro de las compras. Esto es considerado de particular importancia para lograr medidas que ayuden a reducir la huella de carbono. El tono del documento, sin embargo, sugiere que la Comisión tiene dudas sobre cómo puede lograrse esto sin poner el riesgo la apertura de los mercados europeos.

Una pregunta interesante que cabe dentro del concepto de desregularización de la contratación es que las reglas ya no aplican a las entidades del sector de utilities. Hay entidades como en el sector eléctrico, de agua y transporte que vienen siendo reguladas por la legislación europea de compras desde 1990. En ese momento se discutía que la contratación de estas utilities estaba fuertemente influenciada por los gobiernos nacionales y que la regulación era necesaria para asegurar la apertura de mercado entre los países miembro. La liberalización de estos mercados desde 1990 sugiere a la Comisión que no hay necesidad de regular a través de directrices, cuando el comportamiento comercial de una compañía de servicios está más influenciado por cuestiones económicas más que por cuestiones de gobierno. Este enfoque es, probablemente, una de las sugerencias más radicales del Green Paper y, probablemente, atraerá el apoyo de varios de la comunidad de utilities en el Reino Unido.

Una larga porción del documento claramente apunta a reducir y simplificar los procesos en las comunidades de compradores y vendedores. Sin embargo, hay un cierto número de áreas en las que la Comisión sugiere un mayor grado de regulaciones.

Por ejemplo, sugiere que la legislación debería limitar los cambios que puedan realizarse a un contrato una vez que ha sido adjudicado, esto no está cubierto actualmente por la legislación. Además, sugiere que ciertos estándares deberían ser obligatorios dentro de la legislación y que debería haber obligaciones para proteger a los denunciantes de casos de corrupción.

Muchas de estas áreas son tradicionalmente consideradas como temas que dependen de la discrecionalidad de los estados miembros o de las entidades compradoras. La Comisión sugiere que la regulación de estas áreas por parte de la UE debería incrementarse y ello puede ser controversial para los compradores como para los proveedores, así como para los estados miembros.

La Comisión Europea está a la búsqueda de comentarios acerca del contenido del Green Paper antes del 18 de abril de 2011. Para enviar sus comentarios, debe enviar un correo electrónico a MARKT-CONSULT-PP-REFORM@ec.europa.eu

Intenté enfocarme en los puntos de importancia clave del Green Paper. Esta es una oportunidad única para dar forma al enfoque de la legislación de compras europea desde una etapa temprana. Le insto a aprovechar al máximo esta oportunidad.

La oportunidad de brillar no debe perderse

Category : Compras y contrataciones generales

En muchos aspectos, la recesión global ha ayudado a que el perfil de los departamentos de compras crezca. Las corporaciones han pasado los últimos doce meses focalizados en la reducción de costos y, en este periodo, prestaron atención particularmente a la forma en que una gestión de compras más estructurada y estratégica puede traer beneficios a las organizaciones. Y hay evidencias de que esto está dando resultados.

Un descubrimiento interesante del estudio “Oportunidades en la adversidad” de Ernst & Young indica que para una significante minoría, el 2009 trajo mejoras en los ingresos. Más de un tercio de las compañías encuestadas reportaron que las ganancias antes de intereses, depreciación y amortización (EBITDA) crecieron en más de un 5% en los últimos 12 meses.Notablemente, en un contexto de recesión global, el 7% de las compañías vieron un crecimiento de más del 20% en sus ganancias.

Como regla general, el 5% de ahorro de costos de un millón de libras, que luego se traslada a la última línea, es equivalente a poner 20 millones de libras en la primera línea. Cuando las oportunidades de crecimiento del negocio son menos obvias, el director de la compañía se encuentra bajo presión para mantener el valor de los accionistas haciendo ahorros que entreguen el mismo valor. Esto pone a la gestión de compras en una posición fuerte, incentivándola a lograr compromisos mayores en la organización y mejora las posibilidades de colaboración. Sin dudas, cada vez más compañías están demostrando el deseo de obtener mejor control de sus cadenas de compras, para obtener mayor profundidad de visibilidad entre los mercados y los países y lograr una visión completa de la cadena de compras en todo el mundo.

Mientras que previamente en algunas de estas compañías la gestión de compras pueda haber sido considerada como una actividad táctica, muchos ahora empiezan a mirarla desde una perspectiva estratégica. Esta orientación a un tratamiento más estratégico puede ser claramente observada en los sectores industriales de utilities y construcción, donde el mejor control, reputación del management, costos reducidos y calidad mejorada en la cadena de compras son evidentes en organizaciones líderes.

Sin embargo, existe el peligro latente de que una vez que la atención de las corporaciones retorne al crecimiento en una economía de mejora, lo ganado por los departamentos de compras vuelva un paso atrás. Esto no debe suceder. ¿Por qué permitir el regreso de tendencias disidentes, fallas en el control e intransigencia?

Existe un desafío para aquellos que han trabajado duro en establecer el proceso de compras como un aspecto estratégico y central en sus organizaciones. Hay una oportunidad importante para construir en base a esto y adoptar nuevas medidas  para la gestión completa de proveedores, la consolidación de la información de los proveedores y el uso de estos datos de manera inteligente  para tomar decisiones que reduzcan la exposición al riesgo en la cadena de compras.

La recesión brinda una oportunidad para la gestión de compras. Una oportunidad que no debería perderse. Aquellas compañías que aprovecharon la recesión para re-estructurar sus procesos de compras verán los beneficios a futuro.