En casi toda organización el foco está puesto en grandes proveedores, los más críticos. Y, en cuanto a la recolección de información de los proveedores, puede tener sentido que el departamento de compras enfoque sus recursos en aquellos en los que se concentra la mayor cantidad de actividad. Pero, cuando se trata del riesgo, los peligros son igualmente probables en cualquier punto de la base de proveedores, ya sea en los grandes o pequeños proveedores.

Hay una gran cantidad de ejemplos en los que la línea de producción se vio paralizada por el fracaso en la provisión de lo que se suponen componentes insignificantes. Por ejemplo, el incidente ocurrido hace dos años en Toyota: un problema con el proveedor de anillos de pistón provocó un paro de varios días en doce plantas de la compañía automotriz.

Este incidente puede haber sido costoso para Toyota, incluso un poco embarazoso, sin embargo daños aún más graves pueden resultar de la falla de una compañía en identificar y tratar los riesgos de sus pequeños proveedores; riesgos que pueden concretarse por la incapacidad del departamento de compras de identificar el incumplimiento de un pequeño proveedor en cuestiones como salud y seguridad, aspectos jurídicos y legales, seguridad de la información, responsabilidad social empresaria y calidad.

En áreas como Seguridad e Higiene, la falla de un proveedor puede causar enormes daños, no sólo en cuanto a la reputación sino además en cuestiones legales, exponiéndolo a posibles demandas. Un accidente es un evento altamente costoso y problemático y las compañías ya no pueden exonerarse confiando en un contrato que las desligue de las responsabilidades del proveedor. La nueva visión de los autorizados indica que los compradores deberán ser activos en el monitoreo y control del cumplimiento de los proveedores, más allá del tamaño del contrato o del proveedor en sí mismo. Realizar chequeos regulares o, cuando se justifique, auditorías de todos los proveedores y tener información detallada de los mismos es la única forma de mitigar el riesgo y de demostrar a las autoridades, además de los stakeholders clave, que el comprador es diligente y responsable.

Sin embargo, gran cantidad de compañías, incluso las más grandes y profesionales, no tienen información de sus pequeños proveedores. Tienden a concentrarse en el 25% de los proveedores más grandes, dejando el 75% restante, o más, fuera del radar. Esto implica una exposición significativa al riesgo.

Si los compradores quieren manejar la matriz de riesgo, en constante crecimiento, de manera efectiva, la visibilidad de información apropiada, certera y verificada de toda su base de proveedores es esencial. Sin embargo, el problema que enfrentan la mayoría de las compañías es el del tiempo, los recursos y la complejidad de la tarea. Para grandes compañías multinacionales esto significa recolectar, evaluar y monitorear información de forma consistente en una base de proveedores de tal vez miles y miles de proveedores. Para cualquier compañía esto es un gran desafío.

Lo que sí tiene más sentido es trabajar de forma colaborativa dentro del sector industrial, para compartir la carga de recolectar y mantener este cúmulo de información. Trabajando en comunidades colaborativas dentro de los sectores industriales, el trabajo asociado con actualizar la información y monitorear a los proveedores puede ser responsabilidad de un tercero independiente para el beneficio de toda la comunidad, incluyendo compradores y proveedores.

Es más, las herramientas y los procesos para identificar y valorar el riesgo de los proveedores podría ser adaptado a cada compañía individualmente, de tal manera que sean usadas efectivamente para comprender y manejar el riesgo de cualquier proveedor de la cadena de compras y controlarlo de esta manera.

Por su propia naturaleza, la mayoría de las compañías tienden a estructurar su análisis y valoración del riesgo potencial focalizado en sus proveedores críticos. El significativo riesgo al que las expone el gran conjunto de pequeños proveedores justifica el tratamiento colaborativo de este complejo desafío, siendo una solución más que atrayente.