El 30 de marzo de 2011, el Ministro de Justicia public la ampliamente esperada guía de Bribery Act 2010 (Acta sobre sobornos) y confirmó que el acta entrará en vigencia el 1ero de julio de 2011. Las empresas tienen ahora tres meses para revisar sus políticas y procesos y asegurar que cumplen con los estándares establecidos por la nueva legislación.
A pesar de que el ministro de justicia enfatizó que el cumplimiento es “principalmente de sentido común, no procesos pesados”, las empresas igualmente deben revisar con cuidado los riesgos específicos de sus operaciones y socios comerciales y asegurar que se implementen los procedimientos adecuados. Hay varios pasos que consideramos son de sentido común y mejoran la gestión de información del proveedor y ayudan a las compañías a establecer los procedimientos adecuados.
La mayoría de las compañías no cuentan con procesos adecuados para monitorear proveedores. A menudo, no les consultan acerca de sus declaraciones de intenciones o sus declaraciones de prácticas. No les dicen, por ejemplo, “¿Qué medidas están tomando para asegurar que haya procesos para dominar la corrupción, el abuso de hospitalidad o pagos facilitadores?”. Tampoco se aseguran que los proveedores tomen estas medidas en sus propias cadenas de compras.
Donde esto realmente importa es en el caso de las empresas que forman parte de las ofertas de consorcio, donde una de las empresas paga soborno con el fin de conseguir el trabajo para el consorcio. Uno puede fácilmente imaginar una situación en la que una compañía licitando por un contrato de mil millones de dólares, donde hay tres o cuatro miembros de un consorcio, y uno de ellos decide ofrecer un soborno. ¿Arrastra al resto del consorcio?
O cuando, por ejemplo, una compañía del sector de gas y petróleo se presenta a licitación para una oferta estructurada con una serie de sub-contratistas de servicios varios, como construcción, ingeniería, etc., y uno de los subcontratistas decide pagar un soborno, pasando por encima al contratista principal. La compañía de gas y petróleo tendrá el contrato, pero el subcontratista también se beneficiará del mismo. Aún cuando el subcontratista sea quien paga el soborno, el contratista principal quedará implicado. Es por esto que debe asegurarse tener los procesos adecuados para prevenir el pago de sobornos.
¿Qué pasos puede tomar una compañía para evitar ser perjudicada?
El proceso más simple sería hacer dos preguntas:
a) ¿Cuáles son sus procedimientos internos para asegurar que los sobornos o cualquier otra forma de corrupción o pagos de facilitación no se realicen?
b) ¿Qué controles realiza sobre su propia cadena de compras?
Empezando por casa: controles más elaborados incluyen asegurar que los procesos internos tienen apoyo de la alta dirección; si hay procesos disciplinarios; cuáles son los procesos para asegurar que las cuentas están controladas apropiadamente para asegurar que ciertos ítems no se disfracen sobornos o pagos de facilitación; etc.
Luego, en su cadena de compras: ¿qué está haciendo para asegurar que los componentes de su cadena de compra adoptan procedimientos similares? Y si quisiera ir un paso más allá, podría preguntar a sus proveedores y pedir que muestren sus procesos, manuales, estadísticas, procesos disciplinarios, etc., a fin de asegurar que el área de control de sobornos se trata seriamente. No alcanza con decir que tienen procesos escritos. Si quedan guardados en una biblioteca, son inútiles.
¿Piensa que es posible que estos procesos estén manejados por la alta dirección?
Sería inteligente que estos procesos estén administrados por la alta dirección ya que ella es la que será llevada a juicio, especialmente con la nueva legislación que hace responsables personalmente a los miembros directivos. Puede que en el pasado, a pesar de no haber participado en ningún acto de corrupción, los directivos haya hecho la vista gorda y dejado que algunas situaciones sucedieran, pero ahora ya no podrán permitirlo.
¿Qué controles debería hacer una compañía sobre su cadena de compras?
Lo primero será definir dónde se encuentra el riesgo. Primero, identificar aquellos países donde hay más posibilidades de sobornos. Segundo, determinar aquellas actividades que más probablemente lleven a sobornos. Al analizar estos dos aspecto, tendrá una matriz de riesog que identificará las áreas críticas en las que se deberá enfocar la empresa. A partir de esto, puede tener una variedad de actividades, desde cuestionarios, certificaciones hasta auditorías en sitio de sus proveedores.
Este es un emprendimiento grande ¿Es realístico?
Depende de cuán afinada esté su matriz de riesgo. Si llega a 50 empresas de alto riesgo, podría decirse que no es un emprendimiento tan grande. Si toma un enfoque disperso, podría ser difícil de manejar. La manera correcta comienza con un primer paso, en el que se pregunta a cada proveedor si posee políticas de corrupción y soborno, siguiendo con aquellas que son de riesgo medio que deberán completar un cuestionario y una declaración. Luego, se llega a las de mayor riesgo, donde puede ser necesario realizar auditorías para controlar los procesos que hayan adoptado. Y, por supuesto, no hay nada que impida a las compañías de una misma industria trabajar en forma conjunta para reducir costos y mejorar la cobertura y cumplimiento.
