Los grandes cortes en la base de proveedores llegan a los titulares de las noticias. En noviembre pasado, la empresa de construcción y servicios de soporte Carillion anunció que reducía su base de proveedores de 25.000 a 5.000. En febrero de este año, la división británica de Balfour Beatty, dedicada a servicios de construcción, establece un plan de reducción de cantidad de proveedores con el objetivo de pasar de 27.000 actuales a 10.000.
Iniciativas de este tipo se reciben con gran entusiasmo con expectativas de grandes ahorros en costos. Para Carillion, el achicamiento de su base de proveedores es parte de una iniciativa de ahorro de £140 millones para el año 2013.
Esta racionalización radical de la base de proveedores envía olas de shock a la cadena de proveedores y, tal vez, en algunos casos, esa sea la intención.
Precios más afinados en los contratos se logran a través de una combinación del deseo por parte del proveedor de mantener los negocios y la oportunidad de discontinuar contratos a larga escala. Una base de proveedores más chica también permite más colaboración entre compradores y proveedores, con todo el potencial de eficiencia que se gana en esto ofrece.
La consolidación de la base de proveedores puede brindar ahorros, pero ¿qué le hace esto a la compañía en cuanto a la exposición al riesgo del proveedor? ¿Tener más dependencia con un menor grupo de proveedores funciona con respecto a sus objetivos a largo plazo? Y, si la estrategia es buena, ¿cómo se reduce la cantidad de proveedores?
En varios aspectos, es más fácil gestionar el riesgo de la cadena de compras cuando se trabaja con menos proveedores. Un foco más claro puede ser aplicado a una lista refinada y el análisis de riesgo es más fácil de lograr ya que los controles pueden ser realizados sobre los proveedores de alto riesgo de manera más detallada. El costo de gestionar una menor base de proveedores debería además ser menor y debería ser menor la cantidad de auditorías y revisiones a realizar.
Sin embargo, un pre-requisito tanto para gestionar el riesgo de los proveedores como para la racionalización de la base de proveedores es tener acceso a información certera y limpia que refleje el estado de los proveedores regulares.
Para varias compañías, la gran cantidad de proveedores de sus bases es confusa. Puede haber una cantidad significativa de duplicados, donde el mismo proveedor es ingresado a la base de datos por errores en el nombre o también direcciones incorrectas, etc. Limpiar la base para eliminar duplicados, errores y proveedores de una única vez es esencial para entender mejor la base de proveedores. Es bastante común ver una lista de proveedores que se reduce al 50% a través de este proceso.
Igualmente importante es revisar regularmente la información a fin de asegurar que se mantiene la certeza de los datos. El problema es que la mayoría de las compañías no cuentan con los recursos para mantener y actualizar la información. El resultado es que las ordenes de compras de los compradores terminan en los lugares equivocados y el riesgo de fallar es mayor. Otros problemas se presentan cuando se trata del análisis de gastos con una imagen incompleta de resultados.
La consistencia en el enfoque adoptado para el mantenimiento de los registros es crítica para gestionar y mantener la base de proveedores. Las compañías que crecen a través de la fusión con otras compañías pueden tener mayores problemas para mantener un proceso único y bien estructurado para la recolección y guardado de información. Los sistemas tradicionales y la disparidad de herramientas crean una vista fragmentada de la base de proveedores y el resultado es información confusa y contradictoria en algunos casos, generando errores, en oposición a los beneficios de trabajar con una base de proveedores centralizada. Por ejemplo, la comparación de proveedores solo es posible a través de información consistente y certera.
Si las organizaciones toman importantes decisiones en base a sus bases de proveedores, necesitan enfrentar estos problemas, centralizando la información de los proveedores e introduciendo procesos que generen consistencia de información en toda la compañía. Deberán dedicar tiempo y esfuerzo para asegurar que se hagan las preguntas indicadas a los proveedores, que se recolecte la cantidad de información necesaria, que el riesgo de cada proveedor se identifique adecuadamente y que los datos estén verificados de manera consistente cuando sea necesario.
Únicamente al lograr una visibilidad completa de su base de proveedores puede racionalizarse la cantidad y evaluarse el riesgo para ser mitigado. La mejora en la eficiencia en la cadena de compras y el ahorro de costos para lograr mayor confianza de los inversores comienza con información saludable de proveedores.
