Uno de los principales desafíos para las organizaciones es el acceso a información certera sobre proveedores. La mayoría de los compradores confía fuertemente en sus sistemas ERP para acceder a la información necesaria y confiable. Sin embargo, este es un problema grande.
“Basura entra, basura sale” es una frase muy asociada a los sistemas ERP. De manera sencilla, si no tiene información de buena calidad, no tendrá acceso a información de buena calidad.
La información por sí misma no tiene significado. Puede ser adecuada o inadecuada. Pero la información agrega valor y debe ser adecuada, relevante y completa si queremos que sea útil. Por ejemplo, una compañía recientemente envió cartas a su base de proveedores informando algunos cambios en sus términos y condiciones. Más del 60% de las cartas fueron devueltas sin abrir, por dirección incorrecta. Me pregunto cuántas del 40% restante nunca llegaron a destinatario y ni siquiera fueron devueltas.
El valor real de un sistema ERP deriva de su aplicación con software de calidad para información de alta calidad. Si un sistema ERP opera sobre datos de baja calidad, el valor es disminuido.
Entonces, ¿cómo es que información de baja calidad estorba en los sistemas ERP? Y ¿cómo se obtiene información de alta calidad?
En la mayoría de los casos, la información pobre es atribuible a materiales caducados. La información puede haber sido correcta en algún momento pero, a menos que alguien lo actualice, rápidamente se vuelve obsoleta, tal vez debido a que los contactos se mueven, las oficinas se mudan o hay cambios en los productos y servicios ofrecidos. Una consideración importante es que la información de conformidad puede también caducar, exponiendo a la compañía a un riesgo mayor.
Comúnmente, la información es mantenida por empleados internos. Este enfoque genera grandes costos en cuanto a tiempo y energía y a menudo no se nota que la información no es correcta hasta que es muy tarde. Sin embargo, existe una opción.
Las mejores personas para mantener la información actualizada son los proveedores mismos. El problema es que el proveedor no puede acceder al sistema ERP del cliente.
Sin embargo, existe una manera para permitir que el proveedor accede y actualice su información, y es a través de un medioambiente compartido de comunidad. Una base de datos compartida por una comunidad puede ser ajustada a medida del sistema ERP del comprador y se pueden establecer medidas de seguridad, permitiendo que la información se actualice diariamente. La información clave puede incluir información de contacto, nombre del contacto, email, teléfonos e incluso información bancaria para facilitar pagos. Más importante aún, la información sobre el cumplimiento de regulaciones puede ser actualidad.
Desafortunadamente, muchas organizaciones ni siquiera son conscientes de que tienen un problema. Cuando fui Gerente de Compras de una gran compañía, pensaba que mi información de proveedores estaba bastante actualizada y que era correcta. Recién me di cuenta de que esto no era así cuando intenté realizar algunos análisis de gasto y estadísticas de proveedores. Contratamos a un consultor que revisara nuestras prácticas de compras para identificar oportunidades de mejora y descubrimos que nuestro sistema interno no era tan bueno como pensábamos y mucho menos podían considerarse buenas prácticas.
Aparte de la ineficiencia obvia de tener una base de datos mal mantenida, una de las consecuencias de tener información de proveedores inadecuada es que uno tiende a contratar siempre al mismo grupo de proveedores, sin importar si son competitivos o no.
Ordenar su propio hogar no es una actividad que se realice una vez cada tantos años. Es necesario un proceso que mantenga todo en orden siempre. Un modelo de comunidad es la forma más efectiva de lograr esto y asegurar que la basura siempre quede fuera.
